Bán Hàng Thông Minh Qua Điện Thoại Và Internet

Hãy liều lĩnh. Đừng sợ phạm sai lầm; nếu bạn không phạm sai lầm thì bạn chưa làm đủ đâu đấy 

– DAVID PACKARD–

 Tôi thường nghe được các câu như sau khi hướng dẫn những nhân viên bán hàng đã quen nói chuyện với No-Po và không có can đảm để nói chuyện với những người mua có quyền lực:

“Tôi chẳng biết phải nói gì. Tình cờ ông ấy nhấc máy và người tôi cứng như đá. Tôi đã chuẩn bị nói chuyện với trợ lý của ông ấy. Điện thoại được cho CEO là cả một sự ngạc nhiên.”

“Chẳng có cách nào để tôi có thể qua mặt được cả một đội quân gác cổng đang tìm cách chặn mọi thứ đi đến với bà ấy”.

“Cuối cùng tôi cũng biết thêm về hội đồng ra quyết định mua hàng và sắp xếp được một cuộc hẹn với họ vào giữa tháng sau”.

“Tôi thường làm chung với đồng nghiệp bên ngoài và anh ta thường không muốn tôi gọi cho lãnh đạo cấp cao vì anh ta muốn làm việc trực tiếp với họ. Anh ấy chỉ muốn mọi thứ ở bên dưới đều phải được sẵn sàng.”

“Tuyệt vời! Tôi thấy rằng bà ấy là người quyết định việc mua tất cả các thứ liên quan đến IT trên toàn thế giới. Giờ thì tôi chỉ cần tìm đến bà ấy và xem xem liệu bà ấy có dành cho tôi một ít thời gian trong ngày hay không.”

“Demo tiến triển tốt cho đến khi sếp tham gia vào cuộc gọi. Mọi thứ thay đổi hoàn toàn. Và việc này làm tôi thiếu chuẩn bị”.

“Không, CEO chẳng biết gì về công ty của tôi cả, ông ý cũng chẳng thèm quan tâm”.

Kết nối bạn với các những người có quyền quyết định ở cấp cao

Các nhân viên bán hàng thường không cảm thấy thoải mái khi phải gọi điện cho các sếp – phải nói chuyện với những người thật sự đưa ra quyết định, chứ không phải với các No-Po. Nghe thì có vẻ nực cười nhưng không có gì đáng ngạc nhiên: các lãnh đạo này thường sẽ không thông cảm nếu họ bị tiếp cận sai cách. Những nhân viên bán hàng không thu hút được sự chú ý của họ – hay làm họ bực mình – sẽ ngay lập tức bị tống ra khỏi tấm cửa vô hình.

Hãy xem lại con đường bán hàng của bạn từ đầu đến giờ. Trong chương 1 – Quản lý thời gian, bạn đã học được các kỹ năng giúp bạn thiết lập ưu tiên về thời gian với những người có quyền quyết định. Trong chương 2 – Giới thiệu, bạn đã học được các nhân tố cần thiết của thông điệp mà bạn cần tập trung trong cuộc gọi giới thiệu. Trong chương 3 – Thăm dò, bạn đã thấy mình có thể dễ dàng bị đánh lạc hướng như thế nào khi tình cờ sử dụng các kỹ năng này với một No-Po chứ không phải là một người có quyền hạn. Trong chương 4 – Đặt câu hỏi, bạn đã nhanh chóng học được cách xác định tiềm năng quyền lực của người bạn đang nói chuyện. Và trong chương 5 – Lắng nghe, bạn học được cách lắng nghe những nhức nhối của họ. Nhưng tất cả các kỹ năng tuyệt vời này sẽ chẳng đi đến đâu nếu bạn chưa tìm được cách tiếp cận với những nhân vật có quyền hành đang làm việc ở cấp cao nhất trong công ty: CEO, CFO, CTO, CMO, COO. Bản dự đoán của bạn sẽ luôn luôn bị ảnh hưởng nếu bạn chưa truyền đạt được thông điệp về giá trị của mình cũng như chưa sánh bước một cách chiến lược được với những người mua có quyền hành này. Trong chương này, bạn sẽ học được các kỹ năng kết hợp những thứ khác lại với nhau và đưa cuộc chơi của bạn sang một tầm mới.

Tại sao nhân viên bán hàng lại không chịu gọi cho sếp

Có rất nhiều lý do tại sao các nhân viên bán hàng – thay vì kết nối vững vàng với những người mua có quyền hành lại tự hủy hoại mình – không kết nối hiệu quả, hoặc thậm chí không thực hiện cuộc gọi. Dưới đây là một vài lý do:

• Họ bị lừa. Họ tin rằng họ vẫn có thể làm tốt mà không cần đến những người có quyền hành.

• Họ bị mất phương hướng. Họ không biết phải tìm kiếm những người mua có quyền hạn ở đâu, hoặc không nhận ra được họ là ai khi (thông thường là tình cờ) gặp.

• Họ sợ các No-Po sẽ phản đối. Họ muốn trung thành với No-Po của mình, những người đã yêu cầu họ đừng gọi cho các sếp.

• Họ sợ hãi. Họ không cảm thấy thoải mái, biết rằng họ sẽ bị đẩy xuống, và không một thông điệp giá trị nào đủ mạnh để có thể giữ họ lại

• Họ cảm thấy không có quyền hành gì. Họ thường thích sếp của họ gọi cho người có quyền hành vì họ đã được dạy rằng quyền lực sinh ra quyền lực, và họ cảm thấy tốt nhất là để những người cấp cao làm việc với nhau.

• Họ tin vào tấm biển “Xin đừng làm phiền” treo trước cửa. Họ tin rằng lãnh đạo cấp cao nhất hoàn toàn không có thời gian, và họ là những người quá thấp bé để tiếp cận những người đó.

• Họ nghĩ rằng có quá nhiều lính gác cửa khôn khéo. Họ không thể qua mặt được những nhiều lớp gác cửa để tiếp cận được quyền lực.

• Thất bại trong nói năng. Họ không biết phải nói gì, và không thể giữ được trọng lượng của mình với ngôn ngữ và các kỹ năng nói chuyện phù hợp.

• Họ cảm thấy tự tin hơn và cảm thấy được ở trong vùng thoải mái của mình khi nói chuyện với các No-Po. Đây chính là lời cảnh báo rằng họ đang cảm thấy sợ hãi và thiếu quyền lực cá nhân để kết nối với những người có quyền lực.

Trong phần sau của chương này, chúng ta sẽ học một số cách để thoát khỏi ngay cả tay gác cổng quỷ quyệt nhất.

Học các kỹ năng kết nối để có thể gọi điện thoại thành công cho các nhân vật cấp cao

Chương này không chỉ nói về việc gọi cho các lãnh đạo cấp cao và lãnh đạo cấp cao nhất, những người ra quyết định mà còn hướng dẫn bạn cách phải trả lời như thế nào khi họ nói “Xin chào?”. Bạn sẽ học được cách nói theo ngôn ngữ đặc biệt của họ và bước vào câu lạc bộ “chỉ dành cho thành viên”, nơi bạn không còn bị coi như một công ty bán hàng mà là một nhà cung cấp giải pháp, một tư vấn viên có giá trị mà họ cần dựa vào khi xây dựng các chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn. Nhưng quan trọng hơn, việc kết nối hiệu quả chính là việc bạn phải tin rằng bạn xứng đáng để nói chuyện với những người mua có chức cao và học được cách lấp sông dời núi nếu nó chắn giữa con đường của bạn.

Bán hàng 2.0 đã định hình lại quyền lực

Như chúng ta đã bàn về việc thăm dò trong chương 3, không phải lúc nào bạn cũng biết được ai là người có quyền hành chỉ dựa vào bản cơ cấu tổ chức. Trong Bán hàng 2.0, quyền lực là một sức mạnh vô hình di chuyển và giấu mình. Và hơn bao giờ hết, ngày càng nhiều người tham gia quy trình ra quyết định. Theo Bản tóm lược cấp cao của Miller Heiman về “Nghiên cứu về những hoạt động hiệu quả nhất trong bán hàng năm 2008”, bạn phải chuẩn bị để thuyết phục một hội đồng gồm sáu người trở lên trong quy trình bán hàng của mình. Cấp cao nhất không chỉ có nhiệm vụ đóng dấu vào hợp đồng của bạn, mà họ có thể cũng tham gia vào quy trình mua hàng.

Trong quá khứ, các hội đồng này được chia theo phòng ban. Trong một hội đồng thông thường, bạn có thể gặp Giám đốc về IT, Quản lý IT, và Quản trị viên IT tham gia quyết định. Hội đồng ngày nay đã khác trước. Nó có thể gồm những người từ các bộ phận IT, tiếp thị, bán hàng, tài chính, hỗ trợ, đào tạo và vận hành. Và bạn cần chứng minh rằng giải pháp của bạn hiệu quả cho tất cả các hội đồng này. Theo sách trắng năm 2008 của Landside “Hãy cho tôi một thứ gì đó có thể dùng được”:

Giới bán càng ngày càng gặp phải các thương vụ mua hàng phức tạp hơn bao giờ hết do những quy trình gác cổng như phê bình của hội đồng, phê duyệt, yêu cầu nhất thiết phải chứng minh được ROI, yêu cầu dùng thử để xem có phù hợp hay không, v.v… Nhưng vấn đề vẫn không thay đổi là giới bán hàng vẫn phải hiểu và đáp lại nhu cầu và mục tiêu của khách hàng kinh tế, khách hàng kinh doanh, khách hàng kỹ thuật và người sử dụng.

Bán hàng 2.0 đã định dạng lại quyền lực. Người ta không còn vây lại quanh một người mua duy nhất có quyền lực và cầu nguyện người đó sẽ phê chuẩn nữa. Thay vào đó, quyền lực nằm trong một nhóm người gồm nhiều thành phần mua khác nhau đến từ các bộ phận khác nhau, từ kỹ thuật cho đến tài chính, cho đến các phòng hành chính, mỗi bộ phận tập trung vào một thứ. Nhưng đừng sai lầm: tất cả bọn họ đều là những người có chức vụ quan trọng, và gọi cho họ nghĩa là phải gọi cho lãnh đạo cấp cao.

Quyền hành và ảnh hưởng

Không phải người mua có quyền lực nào cũng chức danh cao cấp và nhiều năm kinh nghiệm. Họ có thể là những kẻ phá cách mới nổi trong công ty, là những người lãnh đạo chín chắn, hoặc là những kẻ không tuân theo nguyên tắc nào – những người có thể chu du khắp các mặt trận – phút này nói chuyện về kỹ thuật, phút sau nói chuyện về chiến lược kinh doanh. Họ không sợ gây ảnh hưởng tạo ra thay đổi, họ được trả lương để làm việc này. Có thể họ không có tiền trong tay, nhưng họ biết làm thế nào để có nó.

Để hiểu được ai nắm quyền lực trong tay, bước đầu tiên là phải phân biệt được ai có quyền hạn và ai có ảnh hưởng. Quyền hạn là một thứ sức mạnh được cấp trên đưa xuống còn ảnh hưởng là một thứ bạn phải làm việc mới giành được. Một số người có quyền lực có các chức danh rất kêu như CEO, CFO, CMO. Những người này kiểm soát kinh phí. Nhưng cũng có thể như bạn đã biết, không phải cứ gọi điện thoại cho người này là được việc. Bạn phải có được sự ủng hộ của một ai đó có ảnh hưởng như là Phó Chủ tịch, Giám đốc hay quản lý của họ – những người này mới là những người giúp bạn kiểm soát được sức mạnh và tiếp cận được những người có quyền hạn thật sự.

Sánh bước với ảnh hưởng

Sóng bước với một người có sức mạnh gây ảnh hưởng đến một người có quyền tiêu tiền cần phải là ưu tiên số một của bạn. Biết được ai có ảnh hưởng đồng nghĩa với việc bạn phải sử dụng các kỹ năng thăm dò của mình để biết được ai là người điều khiển thương vụ này. Tới giờ thì chắc bạn đã hiểu rất rõ tại sao ta phải tránh các No-Po bằng mọi cách, không những vì họ không có quyền hành, họ còn không có cả ảnh hưởng. Những người gây ảnh hưởng có thể không có quyền hành gì, nhưng họ không cần nó để gây ảnh hưởng đến quy trình ra quyết định

Bạn có thể thấy được điều này ngay trong gia đình bạn. Khi tụ họp gia đình lần tới, khi tất cả ông bà, chú bác, cô dì, anh em tụ họp lại, hãy đứng một chỗ và theo dõi sự tương tác giữa mọi người với nhau. Hãy theo dõi nguồn gốc của quyền lực trong buổi tụ họp. Ai có quyền hạn cao nhất? Thường là người lớn tuổi nhất – ông bà hay là anh chị lớn tuổi nhất – những người mà mọi người đều tìm đến để được chấp thuận. Giờ thì hãy để ý xem ai có ảnh hưởng nhé. Những người này thường rất dễ nhận thấy: một người anh em thông minh mà mọi người đều tìm đến để nhận được lời khuyên, hoặc là một người cô mà mọi người đều yêu mến chuyên phụ trách tổ chức các buổi tụ họp (ví dụ như buổi mà bạn đang tham gia), hoặc là một người chú yêu quý, một người được yêu thích nhất trong phòng và là lý do chính để bạn tham gia buổi tụ họp này. Bạn có thể sử dụng mô hình gia đình này trong công ty, tìm kiếm để kết nối được với những người có quyền hành và những người có ảnh hưởng.

Làm thế nào để biết bạn đang ở trong vùng có ảnh hưởng cao

Là quyền lực vô hình, nhưng bạn có thể tìm được những người mua có quyền hạn và ảnh hưởng cao. Hãy tìm kiếm những tố chất sau khi tìm kiếm những người mua có quyền hạn:

• Thanh thế cá nhân: thành công.

• Uy tín cá nhân: họ có thể tạo ra bao nhiêu niềm tin.

• Uy tín kỹ thuật: khả năng hiểu và xử lý vấn đề.

• Tầm nhìn cá nhân: một cái nhìn rõ ràng về thành công nghĩa là như thế nào.

• Trọng lượng: trọng lượng mà họ có thể gây ảnh hưởng đến.

• Đồng minh: những người có quyền quản lý nguồn lực mà họ có thể gây ảnh hưởng đến.

• Khả năng tư vấn: cách họ tiếp cận để thuyết phục người khác.

• Khả năng giao tiếp: tài thuyết phục một cách hợp lý.

• Khả năng truyền cảm hứng: khả năng “bán” tầm nhìn của mình cho người khác.

Làm thế nào để nhận biết được những người mua có quyền hành

Những người mua có quyền lực là những người gây ảnh hưởng và có quyền quyết định trong việc mua hàng. Họ hiểu rất rõ về mặt kỹ thuật và các nhu cầu kinh doanh trong các phòng ban cũng như công ty của họ, và họ có thể gây ảnh hưởng lên, xuống và ra ngoài công ty. Tại sao lại như vậy? Vì họ có tầm nhìn.

Người mua có quyền lực là những người có các kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Họ có thể diễn đạt cực kỳ tốt qua email và điện thoại. Họ có thể dễ dàng và nhanh chóng tiếp cận các lãnh đạo cấp cao nhất để gặp gỡ và xem xét vấn đề, và do đó có thể khiến quy trình đưa ra quyết định diễn ra nhanh hơn. Và họ sẽ dễ dàng mua hàng của bạn nếu bạn hiểu công ty và chuyện kinh doanh của họ chứ không phải họ hiểu về giải pháp của bạn.

Thông thường, họ có quyền hành trên nhiều khía cạnh – mời tham gia nhiều cuộc họp, tham gia trong nhiều hội đồng. Họ được nhiều người yêu mến và tôn trọng, họ quản lý thời gian rất hiệu quả, biết cách giao việc cho cấp dưới, và sử dụng nguồn lực rất hợp lý. Họ giành được nhiều uy tín cũng như khả năng gây ảnh hưởng và muốn được tiếp cận một cách trân trọng và hiểu biết. Họ sẵn sàng quyết định, có quyền để thực hiện được công việc và biết cách tìm được kinh phí để thực hiện.

Sử dụng sơ đồ cơ cấu tổ chức để tìm ra quyền lực đang ẩn mình

Bạn đã bao giờ chơi trò “Waldo ở đâu?” chưa? Rất khó tìm thấy anh chàng nhỏ bé lẫn giữa vô số những thứ làm bạn rối trí trong bức tranh. Nhưng nếu bạn biết mình phải tìm anh chàng Waldo mặc áo có sọc trắng và đỏ thì mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Tìm kiếm người mua có quyền lực cũng giống như trò chơi này. Và cũng như là áo của Waldo, biết được bạn phải tìm kiếm điều gì sẽ giúp bạn thăm dò cơ cấu nhanh chóng hơn.

Tổ chức nào cũng đều có một cơ cấu quyền lực vô hình, không liên quan nhiều đến cơ cấu tổ chức. Khi chúng ta nhìn vào cơ cấu tổ chức, chúng ta thường nhìn vào tên và chức vụ theo từng bậc, hoặc theo dòng chảy ảnh hưởng.

Hình 6-1 là một cơ cấu tổ chức thường thấy trong công ty ABC. Cơ cấu này có nhiều chức danh – một số cấp cao, một số cấp thấp – và một số người không có quyền lực, một số khác lại không có ảnh hưởng (Hãy nhớ rằng một người có chức vụ cao chưa hẳn là người có khả năng gây ảnh hưởng).

Hãy xem đây như một bài tập, hãy dùng các manh mối bên dưới để quyết định xem họ có ảnh hưởng (đánh dấu A vào ô chữ nhật) hay có quyền lực (đánh dấu Q vào ô chữ nhật) hoặc là một No-Po (đánh dấu NP). Đây chính là thứ bạn phải làm khi thăm dò một cơ cấu tổ chức thật sự.

Kenneth Wolfe: Ban giám đốc đã mời anh tới để cứu công ty.

Tamara Fields: Cô là trợ lý của Kenneth trong 15 năm qua.

Mark Berenson: Già, bảo thủ, theo trường phái cổ hủ và chuẩn bị nghỉ hưu.

Bob Cash: Được tuyển dụng sai lầm từ một cuộc thi tuyển và được thuê để bắt đầu một dự án toàn cầu.

Jeff Alden: Bộ phận của ông vừa làm hỏng một dự án triển khai Thương mại điện tử – dự án bị chậm tám tháng và bị lỗ 1,5 triệu đô-la.

John James: Kinh phí của phòng ông vừa bị cắt 20%.

Susan Snow: Cô được thăng chức dựa trên khả năng thương thuyết với nhà cung cấp để có giá tốt hơn.

Jill Aldrich: Cô hỗ trợ một số lãnh đạo cấp cao trong công ty.

George Davis: Anh là người triển khai công nghệ Thương mại điện tử của công ty.

Tom Spaulding: Anh là em rể của Kenneth Wolfe, là người rất nhanh nhẹn và tiến rất nhanh về mặt sự nghiệp.

Maggie Smith: Cô đang đánh giá lại bộ phận của mình.

Lisa Bentz: Cô quản lý một số dự án quan trọng cho George David.

Mitch Code: Anh nắm rõ về R&D và rất có tầm nhìn.

Mike Moody: Anh hiểu tường tận về việc quản lý mặt kỹ thuật của công nghệ Thương mại điện tử.

Louis Crow: Anh có nhiều ý tưởng để cải tiến công nghệ Thương mại điện tử nhưng có vẻ không ai quan tâm đến chúng cả.

Steve Hendrie: Anh là cháu của Tama Fields

 Bạn làm bài tập này tốt không? Hãy đọc tiếp để xem liệu bạn có đánh dấu A, Q và NP đúng hay không nhé. 

Kenneth Wolfe: A & Q

Vị trí CEO trong công ty mang lại cho ông quyền lực. Ban giám đốc đã chọn ông để cứu công ty, vì thế ông cũng có rất nhiều ảnh hưởng.

Tamara Fields: A

Bà đã làm việc 15 năm và việc bà báo cáo trực tiếp cho CEO mang lại cho bà rất nhiều ảnh hưởng. Bà cũng là một nguồn thông tin tiềm năng.

Mark Berenson: Q

Chức danh CFO tự động mang lại quyền lực cho ôngl nhưng việc ông chuẩn bị nghỉ hưu và thuộc trường phái cổ hủ và bảo thủ không mang lại cho ông nhiều ảnh hưởng.

Bob Cash: A & Q

Anh vào công ty với nhiều ảnh hưởng vì anh chiến thắng trong một cuộc thi. Và với chức danh của mình, tự động anh có được vị trí với quyền lực cao.

Jeff Alden: A rất hạn chế

Mặc dù vị trí của anh khá cao nhưng thất bại gần đây của anh với Thương mại điện tử đã đưa anh vào một vị trí quyền lực không được tốt đẹp cho mấy.

John James: A hạn chế.

Anh có quyền lực nhưng lại thiếu ảnh hưởng vì kinh phí đang bị cắt.

Susan Snow: A

Giám đốc phụ trách mua bán chỉ làm việc với kinh phí mà họ có – họ ít khi gây ảnh hưởng về mặt kinh phí.

Jill Aldrich: A

Nếu người nào đó hỗ trợ cho nhiều lãnh đạo cấp cao cùng một lúc thì đấy là dấu hiệu tốt của ảnh hưởng, vì họ có những kỹ năng giao tiếp rất tốt.

George David: NP

Mặc dù anh có chức danh khá ấn tượng (Phó Chủ Tịch phụ trách về công nghệ) nhưng chúng ta đừng ngớ ngẩn mà tin rằng anh có ảnh hưởng hoặc quyền lực. Anh không có người báo cáo trực tiếp và được yêu cầu phải triển khai một dự án mà không có chỗ để gây ảnh hưởng.

Tom Spaulding: A

Anh có ảnh hưởng lớn vì mối quan hệ gia đình với người lãnh đạo công ty; và vì anh đang tiến nhanh trong sự nghiệp, anh đang nhận được rất nhiều sự giúp đỡ. Mặc dù anh không có kinh phí, nhưng là một giám đốc, anh biết phải tìm đến đâu để có kinh phí.

Maggie Smith: A

Chuyên viên tư vấn được thuê từ bên ngoài thường có nhiều ảnh hưởng vì họ được thuê để xử lý các vấn đề.

Lisa Bentz: NP

Giám đốc dự án đảm bảo mọi thứ đều được triển khai theo đúng tiến độ nhưng không được tiêu tiền.

Mitch Code: A

Anh hiểu rõ về R&D từ góc nhìn tổng quan và tầm nhìn của anh giúp anh có một vị trí gây ảnh hưởng lớn.

Mike Moody: NP

Anh không có ảnh hưởng lẫn quyền lực nhưng vì anh nắm tường tận về việc quản lý dự án, anh là một No-Po. Giải pháp của bạn có thể làm anh sợ bị mất việc và do đó anh ta có thể không muốn bạn tiếp cận đúng người.

Louis Crow: NP

Việc mà anh không có ai lắng nghe ý kiến của mình làm anh trở thành một No-Po.

Steve Hendire: A

Anh có ảnh hưởng vì mối quan hệ gia đình với Tamara, trợ lý giám đốc cấp cao.

Nhận biết được người mua có quyền lực qua điện thoại

Trong chương 3 – Thăm dò, bạn đã thấy rằng việc nhận biết được người mua có quyền lực sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn gặp trực tiếp người đó chứ không phải là khi bạn ngồi một góc và gọi điện thoại. Sẽ rất có ích nếu khách hàng nói với anh quyền lực mà họ thật sự nắm giữ trong công ty khi họ trả lời qua điện thoại – và có thể họ sẽ làm nếu bạn hỏi. Kỹ năng thăm dò và đặt câu hỏi của bạn có thể hữu ích ở đây để giúp bạn đưa ra câu hỏi phù hợp có thể nhận biết được tầm ảnh hưởng của người bạn đang nói chuyện. Mỗi câu hỏi từ danh sách phía dưới gồm cả một ví dụ về câu trả lời để giúp bạn xác định xem họ có ảnh hưởng hay quyền lực.

• Anh đã làm việc trong công ty bao nhiêu lâu rồi? “Tôi đã làm việc ở đây chín năm rồi”

• Anh đã làm việc tại vị trí hiện tại bao lâu rồi? “Tôi đã làm việc tại nhiều vị trí trong nhiều năm với nhiều phòng ban khác nhau’”.

• Anh thường tham gia những dự án dạng nào? “Tôi thường được đưa vào để xử lý vấn đề, để tập hợp các đội khác nhau, đẩy họ lên và rồi đi chỗ khác”.

• Anh có tham gia các đề án khác trong công ty hay không? “Rất nhiều, tôi phải giảm việc tham gia xuống”.

• Ai thường dẫn dắt các dự án dạng này? “Tùy. Tôi thường là người làm việc này lúc đầu và cuối”.

• Vai trò của anh là như thế nào trong quy trình ra quyết định? “Tôi gây ảnh hưởng và đưa ra đề xuất”.

• Anh có thể trình bày cho tôi biết quy trình đưa ra quyết định trong công ty anh hay không, từ bước nghiên cứu đến triển khai? “Tôi thường tham gia bước đưa ra ý tưởng và đề xuất, giao việc nghiên cứu và triển khai cho người khác”.

• Tại sao anh lại được giao làm việc này? “Thời gian làm việc lâu dài của tôi với công ty cũng như kiến thức của tôi về các bộ phận khác nhau đã giúp vị trí của tôi được nhiều người biết đến”.

Kết nối với các trợ lý cấp cao đầy ảnh hưởng

Thay vì cố gắng đánh tan cả một đội quân gác cổng, tốt hơn là bạn nên tạo đồng minh – việc đó sẽ hiệu quả hơn và ít gặp khó khăn hơn. Thông thường, việc đó đồng nghĩa với việc dụ dỗ tay trợ lý cấp cao đầy ảnh hưởng.

Theo khảo sát lương trên Monster.com năm 2008, các trợ lý cấp cao làm việc cho các công ty thuộc danh sách Fortune 500 hỗ trợ các lãnh đạo cấp cao kiếm trên 100.000 đô-la mỗi năm. Tại sao? Vì họ không phải chỉ là những tay thư ký đỏm dáng chuyên sàng lọc cuộc gọi cho sếp mà còn là những tay gây ảnh hưởng dạng trợ lý, làm đủ thứ việc từ tổ chức các buổi vui chơi của công ty cho đến tham dự các buổi họp của ban giám đốc. Họ vô giá và không thể thay thế được, đó là lý do tại sao họ đi theo lãnh đạo trong suốt sự nghiệp của mình. Vì thế, khi bạn gặp tay trợ lý này qua điện thoại, câu hỏi đầu tiên bạn cần hỏi  là “Anh đã làm việc với (nhân vật lãnh đạo cấp cao) bao lâu rồi?” Càng nhiều năm thì ảnh hưởng của họ càng lớn và họ càng mang lại nhiều hiệu quả cho bạn nếu họ trở thành đồng minh của bạn.

Những điểm cần lưu ý

Giờ bạn có thể bắt đầu xây dựng mối quan hệ với tay trợ lý. Khi làm việc này, hãy luôn ghi nhớ trong đầu một số điểm sau:

• Hãy nhớ rằng công việc của họ là bảo vệ thời gian cho sếp, vì thế đừng ngừng các cuộc gọi nếu họ không cho bạn tiếp xúc với sếp của họ ngay lập tức.

• Hãy đối xử với họ như đồng minh, chứ không phải như thư ký: hãy tôn trọng họ và nhớ tên của họ.

• Hãy yêu cầu được giúp đỡ: “Tôi đang nghĩ không biết anh/chị có thể giúp được cho tôi hay không.” Hãy nhớ rằng lúc đó bạn không được chào bán sản phẩm của mình.

• Hãy giúp đỡ họ bằng các cung cấp cho họ chính xác cái họ cần, vào lúc họ cần và theo đúng thứ tự mà họ muốn.

• Hãy làm mối quan hệ này giống như giữa người và người trong đời thường: hãy thẳng thắn, chân thành. Hãy nói rất rõ cái mà bạn cần.

• Hãy chú ý đến giọng nói của bạn và hãy tỏ ra tự tin. Hãy ôm hôn qua điện thoại nhưng nhớ đừng cải lương quá.

• Hãy lắng nghe các manh mối nhỏ về người ra quyết định – bạn sẽ dùng nó để kết nối một cách hiệu quả khi bạn nói chuyện được với lãnh đạo công ty qua điện thoại.

• Khi đặt câu hỏi, bạn phải làm nhanh – tay trợ lý này có ít thời gian để phung phí hơn bất kỳ ai khác trong công ty.

• Hãy nói về “thứ bạn cần” chứ đừng nói về “thứ bạn muốn” và hãy nói cụ thể.

Được mời vào hay bị đuổi ra

Cách bạn tiếp cận tay trợ lý có thể nhanh chóng giúp họ mở cửa cho bạn – thậm chí có thể email cho bạn thông báo về cơ cấu tổ chức của công ty ngay lập tức – hoặc là hoàn toàn cấm cửa bạn. Hãy đọc mười câu mở đầu dưới đây và quyết định xem câu nào sẽ giúp bạn vào và câu nào sẽ đẩy bạn ra:

1. Tôi cần nói chuyện với Ron Pollis. Chị có thể vui lòng kết nối tôi với ông ấy được không?

2. “Tôi đang nghĩ không biết chị có thể giúp tôi…”

3. “ Xin chào… Nghe có vẻ như chị đang có một ngày bận rộn… Hãy nghe này… ừm… ừm… tôi đang nghĩ không biết chị có thể giúp trả lời một vài câu hỏi hay không?”

4. Chị có một phút để trả lời vài câu hỏi hay không?

5. Tên tôi là… và tôi đang chuẩn bị một số thông tin cho …

6. Tôi vừa nói chuyện với văn phòng của… và họ chỉ tôi sang gặp chị.

7. Xin chào, tên của chị là gì? Tôi làm việc cho công ty ABC và chúng tôi là những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực… Hôm nay tôi cần chị giúp để…”

8. Chị có thể vui lòng kết nối tôi với một ai đó trong phòng IT không?

9. Tôi có 6 cái tên ở đây. Chị có thể giúp tôi cập nhật thông tin về họ không?

10. Tôi đã gọi cho Bob và để lại rất nhiều tin nhắn cho chị. Tại sao chị lại không giúp tôi?

Bạn làm thế nào? Hãy đọc các câu trả lời và câu giải thích bên dưới:

1. Đóng cửa lại. Bạn chẳng mang lại cái gì cho họ cả, vậy tại sao họ phải mời bạn vào làm gì?

2. Mời vào. Câu thần chú “Tôi đang nghĩ không biết chị có thể giúp tôi” sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ bước được vào cửa vì câu này không có tính phòng thủ hay gây gổ gì cả.

3. Đóng cửa lại. Bạn đã dùng hết thời gian để kết nối rồi. Bạn nhất thiết phải làm cho cuộc trao đổi tiến triển khi nói chuyện với một trợ lý cấp cao.

4. Đóng cửa lại. Đây là một câu hỏi đóng và họ hoàn toàn không biết bạn sẽ hỏi gì. Vì thế họ sẽ luôn tìm cách tránh né bằng câu trả lời “Không”.

5. Mời vào. Khi bạn tự giới thiệu mình và giải thích bạn cần gì, họ sẽ buông vũ khí xuống và đặt mình vào vị trí giúp đỡ.

6. Mời vào. Nếu bạn nêu được tên ai đó trong công ty, nó sẽ giúp bạn có mặt trong dây chuyền ảnh hưởng và làm tăng sự tín nhiệm của bạn.

7. Đóng cửa lại. Trợ lý cấp cao thường không trả lời những câu nghe có vẻ như bán hàng hoặc sáo rỗng.

8. Đóng cửa lại. Họ không biết bạn cần gặp ai và tại sao bạn lại gọi. Nói thật, họ chẳng quan tâm.

9. Đóng cửa lại. Đối với một người bận rộn và không có một mối quan hệ mật thiết với bạn, đòi hỏi thông tin về sáu người là quá nhiều. Có thể bạn nên bắt đầu bằng hai hoặc ba người. Nếu câu chuyện tiếp diễn theo chiều hướng tốt, bạn có thể hỏi về một vài người nữa.

10. Đóng cửa lại. Kiểu người phàn nàn như thế này không cần thiết và làm người khác bực mình. Có thể họ sẽ cúp máy.

Nhận diện được người mua có quyền lực qua quy trình bán hàng

Bạn đã học được cách nhận diện một No-Po. Mọi thứ tiến triển có vẻ chậm chạp, bạn nhận được những câu trả lời không rõ ràng, họ làm bạn mất thời gian vì những đòi hỏi không cần thiết, và họ không bao giờ có thể quyết định được. Người mua có quyền lực cũng rất dễ nhận ra qua cách họ trả lời email và điện thoại.

Người mua có quyền lực thường thể hiện được mình trong thứ họ viết ra cũng như cách họ viết email. Và may mắn thay, trong môi trường Bán hàng 2.0, hầu hết những người quan trọng mà bạn gặp sẽ trao đổi qua BlackBerry hoặc các thiết bị cầm tay PDA. Chúng tôi sẽ đưa bạn đi qua quá trình bán hàng từ đầu đến cuối để bạn thấy được các đặc điểm này trên thực tế.

Trong giai đoạn đầu của quy trình bán hàng: Họ rất nhạy bén và chịu thực hiện công việc

Những người mua có quyền lực tiếp cận được cấp cao vì họ nhanh chóng cập nhật thông tin và họ không có thời gian để phung phí. Bạn có thể nhận ra họ từ các hành động sau:

– Họ đi thẳng vào vấn đề. Người mua có quyền lực thường chẳng phải là những kẻ ngốc nghếch. Họ thường chỉ hỏi vài câu, từ góc nhìn của ban giám đốc. Họ muốn biết sản phẩm và giải pháp của bạn, nhìn từ góc nhìn tổng quan, sẽ ảnh hưởng đến công ty của họ như thế nào. Họ sẽ hỏi bạn mối liên kết giữa các vấn đề kỹ thuật và vận hành với các vấn đề chiến lược cũng như các lợi ích địa vị – hoặc sẽ tự họ làm việc đó vì họ rất nhạy bén và luôn luôn nghĩ về những điểm mấu chốt nhất.

– Họ sẽ đơn giản hóa mọi thứ. Người mua có quyền lực biết cách trình bày. Họ có thể đơn giản hóa các vấn đề phức tạp. Họ biết cách làm thế nào để tạo ra một bản phân tích lợi ích và chi phí, họ dễ dàng thuyết phục mọi người xung quanh chia sẻ ý kiến. Khi bạn xem một người mua quyền lực trình bày về giải pháp của mình, bạn sẽ ghi chép lại – vì có thể là họ làm việc đó còn tốt hơn bạn. Họ có thông tin về các dự án và đề xuất được cấp kinh phí, và họ đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, tự tin và đầy hiểu biết. (Nếu bạn gặp một No-Po làm được như thế này, đừng loại hẳn họ vì trước sau họ cũng sẽ nắm giữ một vị trí gây ảnh hưởng).

– Họ thực thi công việc. Hãy đảm bảo họ hiểu được yêu cầu của bạn. Không giống như No-Po (người đặt ra rất nhiều câu hỏi, yêu cầu rất nhiều thứ và đơn giản là chỉ muốn bạn tránh xa ra chứ không muốn tìm hiểu gì về bạn cả), người mua có quyền lực thường ngay lập tức yêu cầu bạn sắp xếp lịch hẹn với trợ lý của họ, hoặc họ sẽ giới thiệu bạn làm việc với một người báo cáo trực tiếp cho họ. Ví dụ:

Judy,

Cô sắp xếp cho Lee 30 phút trên lịch của tôi trong tuần lễ ngày 27 nhé?

Cảm ơn,

Fred

Phil,

Cảm ơn đã tìm đến tôi. Tôi đã gửi email của anh đến Keller vì anh ấy chịu trách nhiệm về chức năng này trên toàn cầu.

Cảm ơn,

Joan

Giữa quy trình bán hàng: Họ giới thiệu bạn với nhóm của họ

Bây giờ, hầu hết các đơn đặt hàng lớn đều phải thông qua một hội đồng. Nhưng những người mua có quyền lực sẽ có được người có quyền quyết định ở cấp cao nhất trong việc mua hàng trong hội đồng của mình. Họ thường giám sát hội đồng được giao nhiệm vụ nghiên cứu về giải pháp, họ có thể cũng là người tham gia hội đồng giám sát việc mua hàng.

Vì những người có quyền lực này không phải lo lắng bảo vệ lãnh địa của họ, và bởi vì họ rất bận, nên họ thường giới thiệu để bạn làm việc với nhóm của họ. Người họ giao làm việc với bạn hoặc người mà họ giới thiệu để bạn cùng làm việc rất quan trọng: nó phản ánh họ đánh giá dịch vụ của bạn quan trọng đến mức nào. Nếu họ giới thiệu bạn với một người không có quyền hành gì cả thì họ đang muốn đuổi cổ bạn đấy. Nhưng nếu họ giới thiệu bạn với một người báo cáo trực tiếp cho họ hoặc với một trợ lý cấp cao thì nghĩa là họ quan tâm và muốn gặp gỡ bạn.

Đừng mong bạn sẽ gặp lại người mua có quyền lực vào giữa quy trình bán hàng. Thường những người này không cần ai phải chỉ dẫn tường tận – họ thường có thể đưa ra quyết định và rất thẳng thắn về quy trình làm việc của mình. Nếu bạn hỏi về thông tin cập nhật, thường bạn sẽ không có ngay câu trả lời. Nhưng khi bạn nhận được câu trả lời, nó sẽ rất chi tiết và cụ thể. Đây là một dạng trả lời khi yêu cầu cập nhật tình hình.

Xin chào,

Vui lòng làm việc tiếp với Laura Rodney về vấn đề này.

Cảm ơn.

Cuối quy trình bán hàng: Họ giữ đúng lời hứa

Không dễ gì khiến người mua có quyền lực hứa với bạn. Nhưng một khi họ hứa, điều đó là chắc chắn. Họ sẽ đưa ra cho bạn các bước thực hiện được, họ giữ lời hứa và làm bất kỳ điều gì để thực hiện nó và sẽ làm việc đó rất nhanh chóng.

Xin chào, 

Tôi đã nhận được tin nhắn của anh và tôi đang đi công tác đến tuần sau mới về. Tôi đang định mời anh đến buổi tập huấn hai ngày tại Atlanta trong tuần. Vui lòng cho biết anh có thể thu xếp được vào những ngày nào?

Cảm ơn,

Norm.

Bạn đã được phép vào cửa. Giờ phải làm gì đây?

Biết được ai là người mua có quyền lực là một chuyện, liện lạc trực tiếp được với họ lại là một chuyện khác. Như chúng ta đã thấy trong chương 2 – Giới thiệu, khi những người ra quyết định ở cấp cao nhất được hỏi xem họ nghĩ một bài giới thiệu hiệu quả là như thế nào, hầu hết họ đều trả lời rằng họ muốn giới bán hàng phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Một CEO nói với tôi: “Tôi sẽ cho họ một cơ hội nhưng nếu họ không đưa ra được cái gì đáng giá, có lẽ tôi sẽ để họ làm việc với người khác hoặc chẳng thèm trả lời nữa”. Nếu bạn đã được phép bước qua cánh cửa, và muốn tiếp tục mối quan hệ, những chỉ dẫn dưới đây là chìa khóa cho thành công của bạn.

Hãy sống và hít thở trong thế giới của họ

Đây chính là khi bạn phải nghiên cứu trước khi gọi – chứ không phải cứ thu thập hàng loạt cái tên; bạn phải hiểu được công ty khách hàng thuộc dạng nào và công ty định vị mình trên thị trường như thế nào. Hãy nghiên cứu các thông cáo báo chí gần đây, câu phương châm của công ty, ghi chép trong các buổi họp cổ đông, và xem các video về thông báo mới của họ. Blog là một cách hoàn hảo để hiểu rõ về chiến lược và vị thế của công ty – đặc biệt là khi nó được CEO viết. Hãy đọc tất cả mọi thứ và kết hợp chúng với giải pháp của bạn. Hãy trở thành một phần của câu chuyện bởi vì chỉ khi bạn chuẩn bị kỹ càng thì bạn mới gọi điện thoại.

Chỉ khi bạn chuẩn bị kỹ càng thì bạn mới gọi điện thoại.

Cơ cấu tổ chức: danh sách quyền lực của bạn

Có thể bạn đoán được rất nhiều chỉ bằng cách nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức nhưng cách duy nhất để bạn khẳng định được linh cảm của mình là bạn phải có được thông tin thật sự. Như bạn đã thấy trong chương nói về thăm dò, bạn có thể khám phá ra rằng một vài khách hàng rất tiềm năng mà bạn thấy trên sơ đồ tổ chức đã chuyển sang một vị trí khác hoặc một số khác chỉ là chức danh hão. Khi bạn đã sẵn sàng nhấc điện thoại kết nối với quyền lực, thông tin này sẽ vô cùng quan trọng.

Ví dụ, đây là sơ đồ tổ chức của công ty ABC mà chúng tôi dùng trong một loạt các cuộc gọi chiến lược để có được kinh phí tiếp thị:

• Hãy bắt đầu bằng cách gọi cho trợ lý của CEO để khẳng định rằng John James là CMO. Hãy tìm hiểu xem nhóm của ông ta có bao nhiêu người và những người ông ta làm việc chung là ai.

• Có lẽ bạn đã biết rằng Lisa Bentz chỉ là một No-Po, nhưng cô ấy cũng có thể là một nguồn giúp bạn tìm kiếm thông tin dễ dàng ở thời điểm này. Hãy gọi một cuộc gọi giới thiệu để tìm hiểu tình hình, khám phá các nhu cầu chưa được biết đến và khẳng định các thành viên trong nhóm. Hãy nhớ phải tránh xa cô ấy sau khi bạn có được thông tin cần thiết.

• George David cũng có vẻ là một No-Po khác nhưng bạn có thể tìm hiểu mối quan hệ giữa anh ta và Jeff Alden, tìm hiểu mục tiêu của anh ta là gì và liệu anh ta hiểu được tới đâu về giải pháp của bạn. Khi nói chuyện với George, hãy kết hợp với bất kỳ thông tin nào mà bạn tìm thấy được từ Lisa Bentz. Và cũng đừng bám quá lâu vào George.

Hãy xem cách một cuộc gọi có thể dẫn dắt bạn đến một cuộc gọi khác và giúp bạn thấy được các lớp thông tin phức tạp. Bạn càng có nhiều thông tin, bạn càng nhanh chóng nhắm chính xác vào đối tượng tiềm năng nhất. Thỉnh thoảng, chỉ cần một cuộc gọi là bạn có đủ thông tin để xác định ai là No-Po, tập hợp các quặng vàng và tìm được đường để tiếp cận đối đối tượng mua hàng có quyền lực. Cuộc gọi thăm dò bên dưới thể hiện kỹ năng kết nối trên thực tế.

Tay bán hàng khôn ngoan: “Chào Beth. Tôi là Larry Brown từ công ty Acme Crop. Tôi hy vọng chị có thể giúp tôi đi đúng hướng. Tôi đã từng làm việc với Lisa Track và Ingrid Breem. John Jones có còn báo cáo cho họ không?

Beth: “Tốt nhất là anh nói chuyện với Lisa và Ingrid – John không còn làm việc tại công ty nữa.”

Tay bán hàng khôn ngoan: “OK, lạ nhỉ. Thế còn Julie Fox và Tom Demata?”

Beth: “Thật ra Julie đang nghỉ sinh còn Tom làm cùng với tôi. Cả hai chúng tôi đều báo cáo cho Ingrid.”

Tay bán hàng khôn ngoan: “Cảm ơn. Chị tốt quá. Bài toán này bắt đầu nghe có vẻ hợp lý rồi đấy. Vậy vai trò của chị là…?”

Beth: “Tôi phụ trách nhóm xem xét tính khả thi, nhưng chúng tôi không có quyết định kinh phí. Tất cả đều phải đưa lên Ingrid để phê duyệt lần cuối. Chúng tôi hỗ trợ các đề xuất của Ingrid và quản lý các nhà cung cấp.”

Tay bán hàng khôn ngoan: “Chị thật hiểu biết và thật tốt – tôi thật sự đánh giá cao việc đó. Thế cách tốt nhất để tiếp cận được Ingrid là như thế nào?”

Beth: “Bà ấy không có mặt trong văn phòng trong mấy ngày tới nhưng tôi biết bà ấy sẽ quay lại văn phòng vào sáng thứ Sáu để cập nhật thông tin. Nếu anh muốn gọi cho bà ấy vào khoảng 9:30 đến 10 giờ sáng thì tôi sẽ nhắn cho bà ấy biết trước.”

Tay bán hàng khôn ngoan: “Thật tuyệt vời. Tôi sẽ gọi cho bà ấy vào giờ đó. Nếu chị có một phút, chị có thể chia sẻ với tôi vài dự án tập huấn quan trọng mà bà ấy đang làm hay không?”

Beth: “Từ khi chúng tôi lập ra một trụ sở mới, bộ phận phụ trách nhân viên mới được chú ý nhiều hơn vì chúng tôi phải tuyển thêm 30 người nữa trong năm nay. Đó là một trong những dự án tôi đang làm…”

Chỉ cần một cuộc gọi thân thiện với Beth là ta có thể tìm được một mỏ vàng rất quan trọng và tiết kiệm thời gian: Ingrid chính là người mua có quyền lực. Tất cả mọi người khác đều là No-Po khi so sánh với bà. Nếu không có nguồn thông tin này, tay nhân viên bán hàng có thể cứ tiếp tục tìm cách tiếp cận John – một người không còn làm việc tại công ty nữa nhưng vẫn còn hộp thư thoại – hoặc là Julie và Tom, hay Lisa, và tin rằng cô cũng có cùng quyền hành như Ingrid.

Hãy làm rõ sự đóng góp của bạn với người mua có quyền lực

Nếu bạn tin rằng bạn không có gì nhiều để cung cấp, hoặc là bạn thật sự không thuộc cấp của người mua có quyền lực, bạn phải thay đổi đầu óc của mình và tập trung chuẩn bị các thông điệp để đạt đến cấp độ đó. Bạn tiếp cận vị trí càng cao trong công ty, bạn càng ít gặp khó khăn về giá cả và cạnh tranh. Các lãnh đạo cấp cao thường không quan tâm đến tính năng, lợi ích, những thứ tiểu tiết trong giải pháp của bạn. Họ muốn nghe các vấn đề về tổ chức và kinh doanh, không phải các vấn đề về sản phẩm, dịch vụ hoặc hỗ trợ. Và họ lúc nào cũng quan tâm đến điểm mấu chốt. Giải pháp của bạn sẽ ảnh hưởng đến cả công ty của họ như thế nào? Nó sẽ đóng góp lợi ích gì?

Ví dụ, bạn đang bán một giải pháp đào tạo bán hàng cho một công ty có 5.000 nhân viên. Đừng nói về chi tiết chương trình, môn học, chi phí, thiết kế, phát triển vội. Thay vào đó, hãy nói xem làm thế nào việc đào tạo này sẽ làm công ty vượt trội hơn đối thủ – đào tạo hơn 200 nhân viên bán hàng chỉ trong vài tuần – và làm thế nào tỷ lệ ký hợp đồng có thể tăng lên, và làm thế nào việc này sẽ giúp các lãnh đạo cấp cao ước lượng chính xác khi báo cáo doanh số bán hàng cho ban giám đốc.

Hãy học cách lật ngược chuỗi khổ đau

Chúng ta đã đặt ra tầm quan trọng của việc điều chỉnh ngôn ngữ của bạn cho thích hợp với các tầng quyền lực khác nhau. Trước khi bạn thực hiện cuộc gọi, bạn phải điều chỉnh cuộc hội thoại trong đầu và cách dùng từ để phù hợp với ba cấp độ ảnh hưởng.

• Cấp thấp nhất: hành chính.

• Cấp trung: quản lý.

• Cấp cao nhất: lãnh đạo.

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang bán giải pháp phức tạp cho một hội đồng gồm ba người quyết định. Họ làm việc cho một công ty có 2.000 nhân viên – một công ty sản xuất lớn. Hội đồng này gồm có chủ tịch/CEO, giám đốc IT, và nhân viên quản lý mạng. Mỗi người trong số họ đều có những vấn đề riêng phải lo nghĩ. Đặc điểm của mỗi người như sau:

CEO/chủ tịch thuộc cấp lãnh đạo:

– Chức danh: CEO, CFO, CTO, CMO, COO.

– Điểm nóng: Chiến lược doanh nghiệp, lợi nhuận, ban giám đốc và cổ đông, chiếm thị phần, tiếng tăm, uy tín, tầm nhìn doanh nghiệp.

– Ngôn ngữ/từ thường dùng: Tăng doanh thu, tăng uy tín, ROI lớn, tăng hiệu quả, xây dựng tính trung thành với thương hiệu, giảm chi phí bán hàng.

– Câu hỏi mẫu:

• Mục tiêu ngắn hạn của công ty anh để giữ vững thị phần là gì?

• Các điều kiện kinh tế ảnh hưởng đến thông tin trong công ty như thế nào?

• Những vấn đề chính mà công ty anh gặp trong mấy năm tới là gì?

• Những khuynh hướng gần đây trong ngành đã ảnh hưởng đến công ty anh như thế nào?

• Anh thấy thị trường/sản phẩm nào sẽ mang lại nhiều lợi nhuận nhất?

• Cái gì sẽ cung cấp nhiên liệu để anh phát triển trong mấy năm tới?

Giám đốc IT thuộc cấp quản lý:

Chức danh: Quản lý IT, quản lý tiếp thị, quản lý bán hàng.

Điểm nóng: Mục tiêu bán hàng, độ hài lòng của khách hàng, chi phí nhân công, đội ngũ nhân viên được quản lý tốt.

Ngôn ngữ/từ thường dùng: Tăng doanh thu, giữ khách hàng, hiệu quả công việc, đội ngũ nhân viên được quản lý tốt, chức năng, tổ chức lại quy trình.

Câu hỏi mẫu:

• Hiện nay có bao nhiêu người hỗ trợ mạng của anh?

• Yêu cầu/nhu cầu/mục tiêu/mong muốn của anh đối với việc đào tạo là gì?

• Anh có dạng hỗ trợ tại chỗ nào để quản lý và duy trì hồ sơ và hóa đơn của khách hàng?

• Ai quyết định và triển khai các mục tiêu làm hài lòng khách hàng của công ty anh?

• Hãy mô tả một giải pháp hoàn hảo.

Quản lý mạng thuộc cấp thực thi:

• Chức danh: Phân tích mạng, phối hợp dự án.

• Điểm nóng: Dễ sử dụng, lắp đặt, triển khai, nhanh chóng, trơn tru, dễ hiểu, ít bảo dưỡng.

• Ngôn ngữ/từ thường dùng: Dễ sử dụng, nhanh chóng, triển khai trơn tru, hỗ trợ 24/7, giải pháp hiệu quả.

• Câu hỏi mẫu:

• Hãy cho tôi biết về loại công nghệ mà anh đã sử dụng. Loại nào tốt và loại nào không tốt?

• Hiện anh đang quản lý dữ liệu như thế nào? Kế hoạch trong tương lai của anh là gì?

• Hiện anh đang bị phàn nàn từ khách hàng mỗi ngày về vấn đề gì?

• Anh đang sử dụng loại phần mềm gì?

• Anh đang sử dụng nền tảng gì?

Hãy cấp cho bạn giấy vào cửa: Bạn xứng đáng được nói chuyện với người mua có quyền lực

Ở phần đầu chương này, chúng tôi đã liệt kê ra một số nỗi sợ làm cho giới bán hàng không dám tiếp cận với cấp cao nhất trong công ty. Họ có thể trung thành với No-Po, họ có thể thiếu các kỹ năng qua mặt những tay gác cửa và có thể họ thiếu chuẩn bị. Nhưng đôi khi, vấn đề nằm ở chỗ chính bạn cảm thấy mình không có đủ quyền lực. Trong trường hợp này, tay gác cửa đứng giữa bạn và người mua quyền lực chính là bạn đấy. Nếu trong thâm tâm, bạn không nghĩ mình xứng đáng để nói chuyện với họ hoặc không nghĩ mình thuộc về cùng một nơi với họ hoặc có quyền được lắng nghe thì tất cả các dự định của bạn sẽ tan thành mây khói. Chương này tập trung vào việc phối hợp quyền lực với quyền lực – chính bạn đấy. Và đây chính là chìa khóa để kết nối với những người có quyền lực.

Trò chơi quyền lực

Trong các buổi huấn luyện của tôi, chúng tôi thường chơi trò chơi sau để làm rõ xem mình có thoải mái khi nói chuyện với quyền lực hay không. Tôi dán các mẩu giấy với các chức danh khác nhau trong công ty như người quét dọn, nhà tư vấn, tiếp tân, quản lý tiếp thị, giám đốc phụ trách hỗ trợ kỹ thuật, giám đốc nhân sự, CEO, nhân viên hành chính, v.v.. vào sau lưng mỗi học viên. Tôi nói rằng họ sẽ không thấy được chức danh của mình nhưng thấy được chức danh của tất cả những người khác. Sau đó họ sẽ đi vòng xung quanh phòng nhưng không được nói trực tiếp với ai về chức danh thật của họ (Ví dụ, họ không thể nói: “Rất vui được gặp anh, giám đốc IT”). Sau khi họ đã gặp tất cả mọi người, tôi yêu cầu họ viết lên tường chức danh của họ theo cấp bậc thứ tự, từ CEO đến nhân viên quét dọn. Họ đoán chức danh đó dựa trên cách người khác nói chuyện với họ. Người có chức danh lễ tân luôn luôn nói rằng mọi người rất thân thiện với họ và có biết bao nhiêu chuyện muốn nói nhưng CEO thường rất cô độc, rất ít ai muốn tiếp cận.

Tại sao lại như thế? Tại sao chúng ta lại dễ dàng từ bỏ quyền lực của mình trước các chức danh to tát như vậy? Tại sao chúng ta lại rụt rè, sợ hãi và nhút nhát khi tiếp cận với lãnh đạo cấp cao nhất như thế?

Bây giờ hãy giành lại quyền lực của bạn

Không lạ gì khi nhiêu người nhận thấy khó mà cảm thấy mình có quyền lực. Cuộc sống hàng ngày đã làm suy yếu cảm giác của chúng ta về quyền lực mà chúng ta không hề nhận thấy. Hiếm khi chúng ta có thể đọc hết trang nhất của tờ báo hay xem bốn phút tin tức trên tivi mà lại không thấy những quyền lực nằm ngoài quyền kiểm soát của chúng ta – động đất, cháy, tình cờ bị bắn, khủng bố – những thứ này làm cho cảm giác về quyền lực của chúng ta mất dần. Trong môi trường kinh doanh của công ty, bạn rất dễ từ bỏ quyền lực của mình trước các chức danh to tát. Nhưng việc này sẽ không mang lại cho bạn nhiều quyền lực hơn, hoặc giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp cận những người có quyền hành và ảnh hưởng.

Việc lấy lại quyền lực phải bắt đầu bằng chính bạn: không ai khác có thể giúp bạn làm được việc này. Một cách đơn giản để làm tăng cảm giác quyền lực cá nhân là dùng việc xác nhận bán hàng hàng ngày. Hãy sử dụng bảy cách xác nhận bên dưới để giúp bạn tạo được hình ảnh của chính mình trước khi gọi cho người mua quyền lực.

1. Tôi xứng đáng để được nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao, các Phó Chủ Tịch và giám đốc.

2. Tôi sẽ không cho phép ai phá hủy quyền lực và sự kiêu hãnh của mình.

3. Tôi không rụt rè khi phải gọi cho lãnh đạo: tôi luôn có một thứ gì đó để cung cấp.

4. Tôi có thể mang lại giá trị cho công ty và tôi muốn lãnh đạo cấp cao cùng chia sẻ suy nghĩ với tôi.

5. Tôi sẽ không chấp nhận câu trả lời “Không” từ một người không có quyền nói “Có”.

6. Tôi sẽ hẹn gặp mỗi tháng hai lần với một người bạn hay đồng nghiệp có khả năng gây ảnh hưởng cao trong lĩnh vực của anh/chị ấy.

7. Tôi sẽ tiếp cận những người có chức quyền với sự tò mò thật sự và luôn nghĩ về việc tạo ra thành công trong tất cả các tình huống.

8. Tôi sẽ tiếp tục định vị mình ở cấp cao nhất và cảm thấy mình quan trọng và phù hợp.

Góc bàn làm việc: Quyền lực nằm ở đâu trong danh sách khách hàng tiềm năng của tôi – Kiểm tra thực tế

Giờ bạn đã biết cách phân biệt người có quyền và người không có quyền, và biết cách kết nối chúng một cách hiệu quả, bạn có thể xem bản dự báo về bán hàng của mình. Nó thể hiện các cơ hội đã được thẩm định của bạn và ước lượng lợi nhuận mà hợp đồng mang lại. Nếu bạn quẳng No-Po sang một bên, bạn có thể đổ ra sông phần không có quyền lực trong danh sách và làm cho bản dự báo càng chính xác càng tốt.

Lucy tìm kiếm quyền lực: “Tôi biết mình không nên “dính” quá lâu với một No-Po nhưng tôi đang suy nghĩ… có khi nào họ sẽ trở thành một người mua có quyền lực và xứng đáng với các nỗ lực của tôi hay không?”

Thực tế: No-Po ít khi trở thành người mua có quyền lực vì họ thiếu các phẩm chất gây ảnh hưởng để trở thành một người như thế. Đừng mơ tưởng hão huyền. Một khi đã là No-Po thì sẽ mãi là No-Po.

Roger tìm kiếm quyền lực: “Khách hàng quyền lực của tôi có trả lời điện thoại một lần và cho tôi vài phút. Anh ấy yêu cầu tôi nói chuyện với nhân viên của anh ấy nhưng tôi chưa được nghe lại từ phía của anh ấy. Thế tôi đang làm gì sai?

Thực tế: Có thể là trong lần nói chuyện đầu tiên với anh ấy, bạn đã không tạo đủ giá trị để anh ta nghĩ rằng bạn có thể giúp cho công việc kinh doanh của anh ấy. Mọi thứ vẫn ổn thôi, bạn vẫn có thời gian để xem xét lại tất cả những gì bạn biết và tiếp cận lại anh ấy.

Lyla tìm kiếm quyền lực: “Lãnh đạo của tôi yêu cầu tôi hẹn gặp tất cả các lãnh đạo cấp cao nhất trong một chiến dịch gọi điện thoại. Tôi đã tốn mất mấy tuần mà vẫn chưa gặp được ai trong số họ.

Thực tế: Chẳng có gì là lạ cả. Bạn đã thử làm việc với trợ lý hay thư ký của họ chưa? Bạn có chuẩn bị thông tin và tiếp cận công ty một cách đầy hiểu biết hay không? Bạn có tạo được giá trị khi trả lời các câu hỏi của họ về việc tại sao đồng nghiệp của bạn xứng đáng được gặp không?

Matthew tìm kiếm quyền lực: “Tôi không chắc chắn là mình đã xác định được người mua quyền lực. Tôi nghĩ rằng tôi đến khá gần rồi, nhưng tôi không nắm được các dấu hiệu”.

Thực tế: Hãy gọi xung quanh, gọi lên trên, gọi xuống dưới và gọi rộng trong sơ đồ tổ chức. Nếu tất cả mọi người mà bạn nói chuyện đều chỉ bạn đến cùng một người thì người đó chính là người mua quyền lực đấy.

Sasha tìm kiếm quyền lực: “Tôi đầu hàng. Tôi đã cố tiếp cận tay CTO này trong mấy tháng qua. Tôi đã thử hết mọi cách – gọi cho trợ lý, cho mấy tay quản lý của anh ta, ngay cả cho thư ký của phòng. Tất cả họ đều nói với tôi rằng ông ta vô cùng bận rộn. Họ ghi lại lời nhắn của tôi và nói rằng ông ta sẽ liên lạc lại sau. Nhưng tôi không tin.”

Thực tế: Đây là lúc phải xem lại bạn đang nói gì và thông điệp bạn để lại là gì. Bạn đang tiếp cận với những người xung quanh ông ta như thế nào? Bạn mang lại giá trị gì? Email của bạn đã viết gì để tạo ra giá trị?

Các chiến lược kết nối

1. Hãy chú ý đến cách bạn tự hủy mình, sau đó tự hỏi tại sao mình không cảm thấy thoải mái khi gọi cho cấp cao.

2. Hãy nhớ rằng những người mua quyền lực ngày nay đều là những nhà lãnh đạo hiểu biết, những người có tư tưởng thay đổi, những người có nhiều ảnh hưởng chứ không phải là những người có quyền cao chức trọng theo cách truyền thống.

3. Hãy học cách nhận diện, quản lý, tăng cường và sử dụng mức ảnh hưởng của chính bạn.

4. Đừng bị mắc lừa vì các chức danh nghe to tát. Hãy nghiên cứu và thăm dò các sơ đồ tổ chức để tìm ra nơi quyền lực đang giấu mình.

5. Hãy học cách nhận diện email của người mua quyền lực cũng như những thói quen của họ qua quy trình bán hàng.

6. Hãy nhớ rằng các trợ lý cấp cao có thể là cánh cửa giúp bạn tìm ra và tiếp cận những người mua quyền lực.

7. Nếu bạn muốn tiếp cận cấp lãnh đạo cao, bạn phải học cách sống và thở trong thế giới của họ.

8. Ngôn ngữ hiệu quả đối với những người mua quyền lực tập trung vào những đóng góp có tính mấu chốt mà bạn mang lại cho công ty của họ chứ không phải ở cách các sản phẩm và dịch vụ của bạn hoạt động.

9. Hãy học ngôn ngữ thích hợp với các mức độ ảnh hưởng khác nhau: thấp, trung bình, cao và điều chỉnh ngôn ngữ trên điện thoại. Nếu bạn gọi cho cấp cao mà nói ngôn ngữ của cấp dưới, bạn sẽ bị đuổi cổ ngay.

10. Đây là lúc để tìm lại quyền lực của bạn: hãy tin rằng bạn thuộc cùng đẳng cấp và có quyền được nói chuyện với người mua quyền lực. Hãy tập cách xác lập thương vụ mỗi ngày.